Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Emploist est un système de suivi des candidatures destiné aux entreprises, avec des pages carrière hébergées et une évaluation facultative des candidatures par IA. Il est exploité par Navaneeth CT, une personne physique établie en Inde (« Emploist », « nous »).

La présente politique explique comment nous traitons les données à caractère personnel lorsque vous utilisez l’application Emploist, y compris par l’intermédiaire d’un assistant IA que vous y connectez, lorsque vous postulez à une offre sur une page carrière fonctionnant avec Emploist, lorsque vous consultez emploist.com ou lorsque vous nous contactez. Vous pouvez nous joindre à l’adresse support@emploist.com.

2. Notre rôle

Les entreprises qui utilisent Emploist, ci-après les « clients » (« customers ») ou « employeurs » (« employers »), y ajoutent leur propre contenu, comme des offres et des commentaires, et reçoivent des candidatures par son intermédiaire. Avec les scores de compatibilité et les autres enregistrements qu’Emploist crée à partir de ceux-ci, cet ensemble constitue les « Données client » (« Customer Data »), telles que définies dans nos Conditions. Chaque client contrôle ses Données client, et nous les traitons pour le compte du client conformément à nos conditions de traitement des données.

Nous agissons en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel que nous utilisons pour exploiter nous-mêmes Emploist : les informations de compte des membres des équipes, les invitations que nous envoyons, les connexions d’assistants IA, les données de facturation, les e-mails d’assistance, les journaux de sécurité et les données relatives aux visiteurs de notre site web. La présente politique couvre principalement ces données.

3. Pour les candidats

Si vous avez postulé à une offre par l’intermédiaire d’une page carrière fonctionnant avec Emploist, l’employeur auquel appartient cette page contrôle votre candidature. C’est lui qui décide de ce que demande le formulaire, de qui voit votre candidature, du recours ou non à l’IA et de la durée de conservation de votre candidature. Veuillez lire la notice d’information sur la protection des données de l’employeur, et adressez-vous à l’employeur pour toute question ou demande concernant votre candidature. Si vous nous contactez à la place, nous vous orienterons vers l’employeur ou lui transmettrons votre demande. Votre e-mail est conservé dans notre boîte de réception de l’assistance, hébergée par Google.

Pour le compte de l’employeur, Emploist :

• stocke votre nom, votre adresse e-mail, votre CV, vos réponses aux questions de l’employeur, ainsi que l’étape et l’historique de votre candidature, et les met à la disposition de l’équipe de l’employeur
• envoie les e-mails que l’employeur configure, par exemple lorsque vous postulez ou que votre candidature passe à une nouvelle étape, par l’intermédiaire de notre fournisseur d’e-mails
• si l’employeur a activé l’évaluation par IA, envoie le texte de votre CV, vos réponses (à l’exception des numéros de téléphone) et les informations de l’offre à notre fournisseur d’IA, TypeSafe AI, Inc., aux États-Unis, afin d’attribuer un score indiquant dans quelle mesure votre candidature correspond à l’offre. Ce score aide l’employeur à décider quelles candidatures examiner en priorité. À lui seul, il ne vous rejette pas, ne vous fait pas passer à l’étape suivante et ne vous envoie pas d’e-mail. Ce sont des personnes de l’équipe de l’employeur qui prennent les décisions.
• envoie votre candidature aux assistants IA, comme Claude ou ChatGPT, que des personnes de l’équipe de l’employeur connectent à Emploist, lorsque ces assistants la demandent. Ces assistants sont exploités par des sociétés choisies par l’équipe de l’employeur, selon des conditions que l’employeur ou les membres de son équipe ont convenues avec elles.

Lorsque vous consultez une page carrière ou que vous postulez, nos serveurs enregistrent également des données techniques, comme votre adresse IP et des informations sur votre navigateur, dans des journaux de requêtes. Nous contrôlons ces journaux et les utilisons pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité d’Emploist.

4. Informations que nous collectons

• Informations de compte. Votre nom et votre adresse e-mail, que vous nous fournissez ou que nous obtenons de Google ou de Microsoft si vous vous connectez avec ces services. Vous devez nous les fournir pour utiliser Emploist.
• Votre travail dans Emploist. Ce que vous faites pour votre entreprise, comme les offres que vous créez, vos commentaires et les candidatures que vous déplacez, y compris par l’intermédiaire des assistants IA que vous connectez, est enregistré avec votre nom et visible par vos collègues. Cela fait partie des Données client de votre entreprise.
• Invitations. Lorsqu’un administrateur invite une personne, nous enregistrons l’adresse e-mail de la personne invitée, son rôle et l’auteur de l’invitation, et nous lui envoyons une invitation par e-mail.
• Connexions d’assistants IA. Si vous connectez un assistant IA, nous enregistrons l’assistant que vous avez autorisé, ses informations et les jetons qui lui permettent d’agir pour vous.
• Facturation. Dodo Payments vend notre forfait et gère les données de paiement, et nous ne voyons jamais votre numéro de carte complet. Nous transmettons à Dodo l’adresse e-mail de l’administrateur qui passe la première commande ainsi que le nom de l’entreprise, et nous obtenons de Dodo le statut du forfait et l’historique des paiements. Nous conservons également une trace des personnes ayant utilisé un essai gratuit.
• Informations techniques. Lorsque vous vous connectez, nous conservons un enregistrement de session comprenant votre adresse IP et des informations sur votre navigateur. Nos serveurs conservent des journaux de requêtes comprenant les adresses IP, des informations sur les navigateurs et les adresses des pages et des données demandées, qui peuvent inclure des éléments issus des Données client, comme un terme de recherche. Nous utilisons les Données client figurant dans nos journaux uniquement pour fournir et sécuriser Emploist et en assurer l’assistance, comme le décrivent nos conditions de traitement des données.
• Assistance. Si vous nous envoyez un e-mail, nous recevons votre adresse e-mail, votre message et tout ce que vous y incluez. Cloudflare transfère ces e-mails vers notre boîte de réception de l’assistance, hébergée par Google (Gmail).
• Visiteurs du site web. emploist.com ne comporte aucun outil d’analyse, aucun formulaire ni aucun script tiers. Son hébergeur reçoit les données de requête standard, comme votre adresse IP et des informations sur votre navigateur.

Connexion avec Google et Microsoft

Si vous vous connectez avec Google ou Microsoft, nous recevons votre nom, votre adresse e-mail, l’identifiant de votre compte et des jetons de connexion, ainsi que, de la part de Google, un lien vers votre photo de profil. Nous demandons uniquement un accès aux informations de base de votre profil, et non à vos e-mails, à vos fichiers ou à tout autre élément de votre compte. La connexion avec Microsoft demande également à conserver cet accès de base dans la durée : Microsoft nous fournit donc un jeton de longue durée. Nous utilisons ces données uniquement pour vous connecter et pour afficher votre nom et votre adresse e-mail dans Emploist, y compris à vos collègues et aux assistants IA qu’ils connectent. Nous les conservons avec votre compte jusqu’à ce que vous supprimiez celui-ci, et nous ne les vendons pas, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les partageons pas, sauf de la manière décrite dans la présente politique. Vous pouvez retirer l’accès d’Emploist dans les paramètres de votre compte Google ou Microsoft.

5. Comment nous utilisons les informations

Nous utilisons les données à caractère personnel uniquement aux fins suivantes. Si vous vous trouvez dans l’Espace économique européen (EEE) ou au Royaume-Uni, le tableau indique également la base juridique sur laquelle nous nous fondons.

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel, n’en utilisons pas à des fins publicitaires et n’envoyons pas d’e-mails marketing. Nous n’utilisons pas les Données client pour entraîner des modèles d’IA. Nous ne prenons pas, à votre sujet, de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produisent des effets juridiques vous concernant ou qui vous affectent de manière significative de façon similaire.

Votre droit d’opposition

Si vous vous trouvez dans l’EEE ou au Royaume-Uni, vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation, à notre utilisation de vos données à caractère personnel fondée sur des intérêts légitimes. Pour vous opposer, envoyez un e-mail à support@emploist.com. Nous cesserons alors cette utilisation, sauf si nous avons des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si nous avons besoin des données dans le cadre d’actions en justice.

6. Partage et sous-traitants ultérieurs

Sous-traitants ultérieurs

Ces fournisseurs traitent des données à caractère personnel pour notre compte afin d’exploiter Emploist. Pour les Données client, ils sont nos sous-traitants ultérieurs, et il s’agit de la liste à laquelle renvoient nos conditions de traitement des données.

Selon ses conditions, TypeSafe n’utilisera pas les données que nous lui envoyons pour entraîner ses modèles d’IA. Ces conditions lui permettent de conserver et d’utiliser ces données à ses propres fins, comme la prévention de la fraude et des abus, le respect de la loi et la télémétrie du service. Consultez la politique de confidentialité et l’avenant relatif au traitement des données de TypeSafe.

Nous mettrons à jour cette liste avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur, et nous en informerons les clients comme le décrivent nos conditions de traitement des données. Notre site web, emploist.com, est hébergé par Vercel, qui reçoit les données de requête des visiteurs du site web, mais pas les données de l’application Emploist.

Autres destinataires

• Dodo Payments (politique de confidentialité), le vendeur officiel (« merchant of record ») de notre forfait, qui utilise les données de facturation décrites ci-dessus conformément à sa propre politique de confidentialité.
• Google (politique de confidentialité) et Microsoft (déclaration de confidentialité), si vous vous connectez avec ces services.
• Google, qui héberge notre boîte de réception de l’assistance (Gmail) selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité, et non dans le cadre d’un accord de traitement des données. Google stocke les e-mails que les personnes nous envoient, et nos réponses proviennent d’une adresse Gmail. Si vous êtes client, n’incluez pas d’informations concernant les candidats dans les e-mails que vous nous envoyez. Désignez plutôt les offres et les candidatures par leur adresse dans Emploist, sans y inclure de termes de recherche, comme le nom d’un candidat.
• Les assistants IA que vous ou vos collègues connectez. Nous envoyons à un assistant les données qu’il demande, qui peuvent inclure votre nom, votre adresse e-mail et votre rôle, ainsi que les Données client de votre entreprise. Chaque assistant est exploité par une société que vous ou votre entreprise choisissez, comme Anthropic ou OpenAI, selon ses propres conditions. Il n’est pas notre sous-traitant ultérieur, et nous ne contrôlons pas ce qu’il reçoit.
• Votre entreprise. Vos collègues peuvent voir votre nom, votre adresse e-mail et votre activité dans Emploist.
• Les conseillers professionnels, comme les avocats et les experts-comptables, qui sont tenus d’en préserver la confidentialité.
• Les autorités et d’autres tiers, lorsque la loi l’exige, ou lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits, la sûreté ou la sécurité des personnes qui utilisent Emploist, du public ou d’Emploist.
• Un successeur, si l’activité d’Emploist est transférée, par exemple à une société créée pour l’exploiter ou à un acquéreur.

7. Transferts internationaux

Nos serveurs sont situés à Singapour, et notre stockage de fichiers se trouve dans la région Asie-Pacifique. Nous accédons aux données depuis l’Inde, et certains fournisseurs les traitent dans d’autres pays, y compris les États-Unis et le Japon, comme l’indique la liste ci-dessus. Google peut stocker notre boîte de réception de l’assistance dans ses centres de données partout dans le monde.

Lorsque vous utilisez Emploist ou que vous nous envoyez un e-mail, vous nous communiquez directement vos données à caractère personnel, et nous les protégeons comme le décrit la présente politique. Pour les Données client provenant de l’EEE, du Royaume-Uni ou de la Suisse, nos conditions de traitement des données intègrent les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Lorsque le traitement effectué par nos fournisseurs nécessite un mécanisme de transfert, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types, sur une décision d’adéquation, comme le cadre de protection des données UE-États-Unis (« EU-US Data Privacy Framework »), ou sur un autre mécanisme reconnu par les lois sur la protection des données. Pour notre boîte de réception de l’assistance, nous n’avons pas de clauses contractuelles types avec Google, et nous nous appuyons sur la certification de Google LLC au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis, de son extension au Royaume-Uni (« UK Extension ») et du cadre de protection des données Suisse-États-Unis (« Swiss-US Data Privacy Framework »). Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties.

8. Durée de conservation des informations

Les données déjà transmises à nos fournisseurs ou à des assistants IA sont conservées conformément à leurs propres conditions.

9. Sécurité

Nous protégeons les données à caractère personnel par des mesures raisonnables, y compris des connexions chiffrées (HTTPS) ; des contrôles d’accès garantissant que, dans l’application, seuls l’équipe d’une entreprise et les assistants IA qu’elle connecte peuvent voir les données de celle-ci ; un stockage privé des CV ; une connexion sans mot de passe ; et des sauvegardes régulières de la base de données. Aucun système n’est parfaitement sécurisé. Si une violation affecte des données à caractère personnel que nous contrôlons, nous vous en informerons, ainsi que les autorités, comme la loi l’exige. Si elle affecte des Données client, nous en informerons le client, comme le décrivent nos conditions de traitement des données.

10. Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit d’accéder à vos données à caractère personnel, de les rectifier ou de les effacer, d’en obtenir une copie dans un format portable, de limiter notre utilisation de ces données ou de vous y opposer, de retirer votre consentement lorsque nous nous fondons sur celui-ci, et d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données.

Pour formuler une demande, envoyez un e-mail à support@emploist.com, idéalement depuis l’adresse e-mail associée à votre compte. Il se peut que nous devions confirmer votre identité, et nous répondrons dans le délai prévu par la loi. Vous pouvez également supprimer votre compte dans Paramètres ou, si vous ne faites plus partie d’une entreprise, en nous envoyant un e-mail. Si vous avez postulé à une offre, contactez l’employeur au sujet de votre candidature (voir Pour les candidats).

EEE et Royaume-Uni

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données du lieu où vous résidez ou travaillez, ou du lieu où vous pensez qu’une violation a été commise. Au Royaume-Uni, il s’agit de l’Information Commissioner’s Office. Vous pouvez également nous adresser une réclamation par e-mail, et nous en accuserons réception dans un délai de 30 jours.

Inde

Vous pouvez consulter et corriger les informations que vous nous avez fournies, ou retirer le consentement que vous avez donné, en nous envoyant un e-mail. Si vous retirez votre consentement ou ne nous fournissez pas les informations dont nous avons besoin, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir Emploist. Vous pouvez adresser toute réclamation à notre responsable des réclamations (« Grievance Officer »), Navaneeth CT, à l’adresse support@emploist.com. À mesure que le Digital Personal Data Protection Act, 2023 (loi indienne de 2023 sur la protection des données personnelles numériques) entre en vigueur, vous bénéficierez également des droits qu’il confère.

11. Cookies

L’application Emploist utilise uniquement les cookies suivants, qui sont nécessaires pour vous connecter :

L’application utilise également le stockage local de votre navigateur pour mémoriser votre thème et si la barre latérale est réduite. Emploist ne dépose aucun cookie sur les pages carrière ni sur notre site web, et nous n’utilisons pas de cookies d’analyse, publicitaires ou de traçage. Si le design de la page carrière d’un employeur charge du contenu provenant d’autres sites web, ces sites peuvent recevoir votre adresse IP et déposer leurs propres cookies.

12. Enfants

Emploist s’adresse aux entreprises, et vous devez avoir au moins 18 ans pour utiliser l’application. En tant que responsable du traitement, nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d’enfants. Si vous pensez que nous l’avons fait, envoyez-nous un e-mail et nous les supprimerons. Les employeurs décident qui peut postuler à leurs offres, et sont responsables de tout consentement requis par la loi pour les candidats de moins de 18 ans.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique et, le cas échéant, nous modifierons la date indiquée en haut de la page. Nous informerons par e-mail les personnes disposant d’un compte Emploist des modifications substantielles avant leur entrée en vigueur.

Nous publions la présente politique en anglais et la traduisons dans d’autres langues. Si une traduction diffère de la version anglaise, la version anglaise s’applique, dans la mesure où la loi le permet.

14. Contact

Pour toute question ou demande relative à la vie privée, ou pour joindre notre responsable des réclamations (« Grievance Officer »), Navaneeth CT, envoyez un e-mail à support@emploist.com. Emploist est exploité par Navaneeth CT, une personne physique établie en Inde, exerçant sous le nom commercial Emploist.