Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

Emploist to system do zarządzania rekrutacją (applicant tracking system) dla przedsiębiorstw, oferujący hostowane strony kariery i opcjonalną ocenę aplikacji przez AI. Jest prowadzony przez Navaneeth CT, osobę fizyczną zamieszkałą w Indiach („Emploist”, „my”, „nas”; ang. „we”, „us”).

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe, gdy korzystają Państwo z aplikacji Emploist, w tym za pośrednictwem połączonego z nią przez Państwa asystenta AI, aplikują Państwo na ofertę pracy na stronie kariery działającej w Emploist, odwiedzają Państwo witrynę emploist.com lub kontaktują się Państwo z nami. Mogą się Państwo z nami skontaktować pod adresem support@emploist.com.

2. Nasza rola

Firmy korzystające z Emploist („klienci” lub „pracodawcy”; ang. „customers”, „employers”) umieszczają w nim własne treści, takie jak oferty pracy i komentarze, i otrzymują za jego pośrednictwem aplikacje. Wraz z wynikami dopasowania i innymi zapisami tworzonymi na ich podstawie przez Emploist stanowią one „Dane Klienta” („Customer Data”) w rozumieniu naszego Regulaminu. Każdy klient sprawuje kontrolę nad swoimi Danymi Klienta, a my przetwarzamy je w jego imieniu na podstawie naszych postanowień dotyczących przetwarzania danych.

Jesteśmy administratorem danych osobowych, które sami wykorzystujemy do prowadzenia Emploist: danych kont członków zespołów, wysyłanych przez nas zaproszeń, połączeń z asystentami AI, dokumentacji rozliczeniowej, e-maili kierowanych do wsparcia, logów bezpieczeństwa oraz danych o osobach odwiedzających naszą witrynę. Niniejsza polityka dotyczy przede wszystkim tych danych.

3. Dla kandydatów do pracy

Jeśli aplikowali Państwo na ofertę pracy za pośrednictwem strony kariery działającej w Emploist, kontrolę nad Państwa aplikacją sprawuje pracodawca, do którego należy ta strona. To on decyduje, o co pyta formularz, kto widzi Państwa aplikację, czy wykorzystywana jest AI i jak długo Państwa aplikacja jest przechowywana. Prosimy zapoznać się z informacją o ochronie prywatności pracodawcy i kierować do niego pytania lub żądania dotyczące Państwa aplikacji. Jeśli zamiast tego skontaktują się Państwo z nami, odeślemy Państwa do pracodawcy lub przekażemy mu Państwa żądanie. Państwa wiadomość e-mail jest przechowywana w naszej skrzynce wsparcia hostowanej przez Google.

Emploist na rzecz pracodawcy:

• przechowuje Państwa imię i nazwisko, adres e-mail, CV, odpowiedzi na pytania pracodawcy oraz etap i historię Państwa aplikacji i udostępnia je zespołowi pracodawcy
• wysyła e-maile skonfigurowane przez pracodawcę, na przykład gdy Państwo aplikują lub gdy Państwa aplikacja przechodzi do nowego etapu, za pośrednictwem naszego dostawcy poczty e-mail
• jeśli pracodawca ma włączoną ocenę AI, przesyła tekst Państwa CV, Państwa odpowiedzi (z wyjątkiem numerów telefonów) oraz szczegóły oferty pracy naszemu dostawcy AI, TypeSafe AI, Inc., w Stanach Zjednoczonych, w celu oceny, na ile Państwa aplikacja pasuje do oferty. Wynik pomaga pracodawcy zdecydować, które aplikacje przejrzeć w pierwszej kolejności. Sam w sobie nie odrzuca Państwa kandydatury, nie przenosi jej do kolejnego etapu ani nie wysyła do Państwa e-maili. Decyzje podejmują osoby z zespołu pracodawcy.
• przesyła Państwa aplikację do asystentów AI, takich jak Claude lub ChatGPT, połączonych z Emploist przez osoby z zespołu pracodawcy, gdy o nią poproszą. Asystentów tych obsługują przedsiębiorstwa wybrane przez zespół pracodawcy, na warunkach uzgodnionych z nimi przez pracodawcę lub członków jego zespołu.

Gdy odwiedzają Państwo stronę kariery lub aplikują, nasze serwery rejestrują również w logach żądań dane techniczne, takie jak Państwa adres IP i informacje o przeglądarce. Sprawujemy kontrolę nad tymi logami i wykorzystujemy je do zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa Emploist.

4. Jakie informacje zbieramy

• Dane konta. Państwa imię i nazwisko oraz adres e-mail, które nam Państwo podają lub które otrzymujemy od Google lub Microsoft, jeśli logują się Państwo za ich pomocą. Muszą nam Państwo podać te dane, aby korzystać z Emploist.
• Państwa praca w Emploist. To, co robią Państwo dla swojej firmy, np. tworzone oferty pracy, komentarze i przenoszone aplikacje, w tym za pośrednictwem połączonych przez Państwa asystentów AI, jest zapisywane wraz z Państwa imieniem i nazwiskiem i widoczne dla członków Państwa zespołu. Stanowi to część Danych Klienta Państwa firmy.
• Zaproszenia. Gdy administrator zaprasza kogoś, przechowujemy adres e-mail zaproszonej osoby, jej rolę i informację, kto ją zaprosił, oraz wysyłamy jej zaproszenie e-mailem.
• Połączenia z asystentami AI. Jeśli połączą Państwo asystenta AI, przechowujemy informację o tym, któremu asystentowi udzielili Państwo zezwolenia, jego dane oraz tokeny, które pozwalają mu działać w Państwa imieniu.
• Płatności. Dodo Payments sprzedaje nasz plan i obsługuje dane płatnicze, a my nigdy nie widzimy pełnego numeru Państwa karty. Przekazujemy Dodo adres e-mail administratora, który jako pierwszy przechodzi przez proces zakupu, oraz nazwę firmy, a od Dodo otrzymujemy status planu i dokumentację płatności. Przechowujemy też informacje o tym, kto skorzystał z bezpłatnego okresu próbnego.
• Informacje techniczne. Gdy się Państwo logują, przechowujemy zapis sesji z Państwa adresem IP i informacjami o przeglądarce. Nasze serwery prowadzą logi żądań zawierające adresy IP, informacje o przeglądarkach oraz adresy żądanych stron i danych, które mogą zawierać informacje z Danych Klienta, np. wyszukiwaną frazę. Dane Klienta zawarte w naszych logach wykorzystujemy wyłącznie do udostępniania i zabezpieczania Emploist oraz zapewniania wsparcia, zgodnie z naszymi postanowieniami dotyczącymi przetwarzania danych.
• Wsparcie. Jeśli napiszą Państwo do nas e-mail, otrzymujemy Państwa adres e-mail, wiadomość i wszystko, co Państwo w niej zawrą. Cloudflare przekazuje te e-maile do naszej skrzynki wsparcia hostowanej przez Google (Gmail).
• Osoby odwiedzające witrynę. Witryna emploist.com nie zawiera narzędzi analitycznych, formularzy ani skryptów podmiotów trzecich. Jej dostawca hostingu otrzymuje standardowe dane żądań, takie jak Państwa adres IP i informacje o przeglądarce.

Logowanie przez Google i Microsoft

Jeśli logują się Państwo przez Google lub Microsoft, otrzymujemy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail, identyfikator konta i tokeny logowania, a od Google także link do Państwa zdjęcia profilowego. Prosimy wyłącznie o dostęp do podstawowych informacji profilu, a nie o dostęp do Państwa poczty e-mail, plików ani czegokolwiek innego na Państwa koncie. Logowanie przez Microsoft obejmuje również prośbę o zachowanie tego podstawowego dostępu przez dłuższy czas, dlatego Microsoft przekazuje nam token o długim okresie ważności. Wykorzystujemy te dane wyłącznie do logowania Państwa oraz wyświetlania Państwa imienia i nazwiska i adresu e-mail w Emploist, w tym członkom Państwa zespołu i połączonym przez nich asystentom AI. Przechowujemy je wraz z Państwa kontem do czasu jego usunięcia przez Państwa i nie sprzedajemy ich, nie wykorzystujemy do celów reklamowych ani nie udostępniamy, z wyjątkiem przypadków opisanych w niniejszej polityce. Mogą Państwo cofnąć dostęp Emploist w ustawieniach swojego konta Google lub Microsoft.

5. Jak wykorzystujemy informacje

Wykorzystujemy dane osobowe wyłącznie w poniższych celach. Jeśli znajdują się Państwo w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) lub w Wielkiej Brytanii, tabela wskazuje również podstawę prawną, na której się opieramy.

Nie sprzedajemy danych osobowych, nie wykorzystujemy ich do celów reklamowych ani nie wysyłamy e-maili marketingowych. Nie wykorzystujemy Danych Klienta do trenowania modeli AI. Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołują wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają.

Państwa prawo do sprzeciwu

Jeśli znajdują się Państwo w EOG lub w Wielkiej Brytanii, mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Państwa sytuacją – wobec wykorzystywania przez nas Państwa danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów. Aby wnieść sprzeciw, należy wysłać e-mail na adres support@emploist.com. Wówczas zaprzestaniemy takiego wykorzystywania, chyba że mamy ważne prawnie uzasadnione podstawy, nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub potrzebujemy tych danych w związku z roszczeniami prawnymi.

6. Udostępnianie danych i dalsze podmioty przetwarzające

Dalsze podmioty przetwarzające

Wymienieni poniżej dostawcy przetwarzają dane osobowe na nasze zlecenie w celu prowadzenia Emploist. W odniesieniu do Danych Klienta są oni naszymi dalszymi podmiotami przetwarzającymi, a niniejsza lista stanowi wykaz, do którego odnoszą się nasze postanowienia dotyczące przetwarzania danych.

Warunki TypeSafe stanowią, że nie będzie on wykorzystywał przesyłanych przez nas danych do trenowania swoich modeli AI. Pozwalają mu one przechowywać i wykorzystywać te dane do własnych celów, takich jak zapobieganie oszustwom i nadużyciom, przestrzeganie prawa i telemetria usług. Zob. politykę prywatności i aneks dotyczący przetwarzania danych TypeSafe.

Zaktualizujemy ten wykaz przed dodaniem lub zastąpieniem dalszego podmiotu przetwarzającego i poinformujemy klientów zgodnie z naszymi postanowieniami dotyczącymi przetwarzania danych. Nasza witryna emploist.com jest hostowana przez Vercel, który otrzymuje dane żądań osób odwiedzających witrynę, ale nie dane z aplikacji Emploist.

Inni odbiorcy

• Dodo Payments (polityka prywatności) – sprzedawca (merchant of record) naszego planu, który wykorzystuje opisane powyżej dane rozliczeniowe zgodnie z własną polityką prywatności.
• Google (polityka prywatności) i Microsoft (oświadczenie o ochronie prywatności), jeśli logują się Państwo za ich pomocą.
• Google, który hostuje naszą skrzynkę wsparcia (Gmail) na podstawie własnych warunków i polityki prywatności, a nie umowy powierzenia przetwarzania danych. Przechowuje e-maile, które ludzie do nas wysyłają, a nasze odpowiedzi są wysyłane z adresu Gmail. Jeśli są Państwo klientem, nie należy podawać danych kandydatów w e-mailach do nas. Zamiast tego należy wskazywać oferty pracy i aplikacje za pomocą ich adresów w Emploist, niezawierających wyszukiwanych fraz, takich jak imię i nazwisko kandydata.
• Asystenci AI połączeni przez Państwa lub członków Państwa zespołu. Przesyłamy asystentowi dane, o które prosi, co może obejmować Państwa imię i nazwisko, adres e-mail i rolę oraz Dane Klienta Państwa firmy. Każdego asystenta obsługuje przedsiębiorstwo wybrane przez Państwa lub Państwa firmę, np. Anthropic lub OpenAI, na podstawie własnych warunków. Nie jest on naszym dalszym podmiotem przetwarzającym i nie mamy kontroli nad tym, co otrzymuje.
• Państwa firma. Członkowie Państwa zespołu widzą Państwa imię i nazwisko, adres e-mail i aktywność w Emploist.
• Profesjonalni doradcy, tacy jak prawnicy i księgowi, którzy muszą zachować te dane w poufności.
• Organy władzy i inne podmioty, gdy wymaga tego prawo lub gdy jest to potrzebne do ochrony praw lub bezpieczeństwa osób korzystających z Emploist, ogółu społeczeństwa lub Emploist.
• Następca, jeśli działalność Emploist zostanie przeniesiona, na przykład na spółkę utworzoną w celu jej prowadzenia lub na nabywcę.

7. Międzynarodowe przekazywanie danych

Nasze serwery znajdują się w Singapurze, a nasz magazyn plików – w regionie Azji i Pacyfiku. Uzyskujemy dostęp do danych z Indii, a niektórzy dostawcy przetwarzają je w innych państwach, w tym w Stanach Zjednoczonych i Japonii, jak wskazuje powyższy wykaz. Google może przechowywać naszą skrzynkę wsparcia w swoich centrach danych na całym świecie.

Gdy korzystają Państwo z Emploist lub piszą do nas e-mail, przekazują nam Państwo swoje dane osobowe bezpośrednio, a my chronimy je w sposób opisany w niniejszej polityce. W przypadku Danych Klienta pochodzących z EOG, Wielkiej Brytanii lub Szwajcarii nasze postanowienia dotyczące przetwarzania danych obejmują standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Jeśli przetwarzanie przez naszych dostawców wymaga mechanizmu przekazywania danych, opieramy się na standardowych klauzulach umownych, decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, takiej jak ramy ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework), lub innym mechanizmie uznawanym przez przepisy o ochronie danych. W przypadku naszej skrzynki wsparcia nie mamy zawartych z Google standardowych klauzul umownych i opieramy się na certyfikacji Google LLC na podstawie ram ochrony danych UE–USA, ich rozszerzenia dla Wielkiej Brytanii (UK Extension) oraz ram ochrony danych Szwajcaria–USA (Swiss-US Data Privacy Framework). Mogą Państwo zwrócić się do nas o kopię tych zabezpieczeń.

8. Jak długo przechowujemy informacje

Dane już przesłane naszym dostawcom lub asystentom AI są przechowywane zgodnie z ich własnymi warunkami.

9. Bezpieczeństwo

Chronimy dane osobowe za pomocą rozsądnych środków, w tym szyfrowanych połączeń (HTTPS), kontroli dostępu zapewniającej, że w aplikacji dane firmy widzą wyłącznie jej zespół i połączeni przez niego asystenci AI, prywatnego magazynu plików na CV, logowania bez haseł oraz regularnych kopii zapasowych bazy danych. Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Jeśli naruszenie dotyczy danych osobowych, nad którymi sprawujemy kontrolę, powiadomimy Państwa i organy zgodnie z wymogami prawa. Jeśli dotyczy Danych Klienta, powiadomimy klienta zgodnie z naszymi postanowieniami dotyczącymi przetwarzania danych.

10. Państwa prawa

W zależności od miejsca zamieszkania mogą Państwo mieć prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, otrzymania ich kopii w formacie umożliwiającym przenoszenie, ograniczenia ich wykorzystywania przez nas lub wniesienia sprzeciwu wobec niego, wycofania zgody, jeśli się na niej opieramy, oraz wniesienia skargi do organu ochrony danych.

Aby złożyć żądanie, należy wysłać e-mail na adres support@emploist.com, najlepiej z adresu e-mail powiązanego z Państwa kontem. Możemy potrzebować potwierdzenia Państwa tożsamości i odpowiemy w terminie wymaganym przez prawo. Mogą Państwo również usunąć swoje konto w Ustawieniach lub, jeśli nie należą już Państwo do żadnej firmy, wysyłając nam e-mail. Jeśli aplikowali Państwo na ofertę pracy, w sprawie swojej aplikacji należy kontaktować się z pracodawcą (zob. Dla kandydatów do pracy).

EOG i Wielka Brytania

Mogą Państwo wnieść skargę do organu ochrony danych w miejscu, w którym Państwo mieszkają lub pracują, albo tam, gdzie Państwa zdaniem doszło do naruszenia. W Wielkiej Brytanii jest to Biuro Komisarza ds. Informacji (Information Commissioner's Office). Mogą Państwo również złożyć skargę do nas e-mailem, a my potwierdzimy jej otrzymanie w ciągu 30 dni.

Indie

Mogą Państwo przejrzeć i poprawić przekazane nam informacje lub wycofać udzieloną zgodę, wysyłając nam e-mail. Jeśli wycofają Państwo zgodę lub nie przekażą nam potrzebnych informacji, możemy nie być w stanie udostępniać Państwu Emploist. Wszelkie skargi mogą Państwo zgłaszać naszemu pełnomocnikowi ds. skarg (Grievance Officer), Navaneeth CT, pod adresem support@emploist.com. W miarę wchodzenia w życie indyjskiej ustawy Digital Personal Data Protection Act, 2023 (ustawa o ochronie cyfrowych danych osobowych z 2023 r.) będą Państwu przysługiwać również prawa, które ona przyznaje.

11. Pliki cookie

Aplikacja Emploist używa wyłącznie poniższych plików cookie, które są potrzebne do zalogowania Państwa:

Aplikacja korzysta również z pamięci lokalnej Państwa przeglądarki, aby zapamiętać wybrany motyw i to, czy pasek boczny jest zwinięty. Emploist nie ustawia żadnych plików cookie na stronach kariery ani w naszej witrynie i nie używamy analitycznych, reklamowych ani śledzących plików cookie. Jeśli projekt strony kariery pracodawcy wczytuje treści z innych witryn, witryny te mogą otrzymać Państwa adres IP i ustawić własne pliki cookie.

12. Dzieci

Emploist jest przeznaczony dla przedsiębiorstw i aby korzystać z aplikacji, muszą Państwo mieć co najmniej 18 lat. Jako administrator nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci. Jeśli uważają Państwo, że do tego doszło, należy wysłać nam e-mail, a usuniemy te dane. Pracodawcy decydują, kto może aplikować na ich oferty pracy, i odpowiadają za wszelkie zgody wymagane przez prawo w przypadku kandydatów, którzy nie ukończyli 18 lat.

13. Zmiany niniejszej polityki

Możemy aktualizować niniejszą politykę i w takim przypadku zmienimy datę u góry strony. O istotnych zmianach poinformujemy e-mailem osoby posiadające konto w Emploist przed ich wejściem w życie.

Publikujemy niniejszą politykę w języku angielskim i tłumaczymy ją na inne języki. Jeśli tłumaczenie różni się od wersji angielskiej, zastosowanie ma wersja angielska, w zakresie, w jakim pozwala na to prawo.

14. Kontakt

W sprawie pytań lub żądań dotyczących prywatności albo w celu skontaktowania się z naszym pełnomocnikiem ds. skarg (Grievance Officer), Navaneeth CT, prosimy pisać na adres support@emploist.com. Emploist jest prowadzony przez Navaneeth CT, osobę fizyczną zamieszkałą w Indiach, prowadzącą działalność pod nazwą Emploist.